Directiesecretaresse

Bij het Elsje Finck-Sanichar College, de Centrale Opleiding voor Verpleegkundigen en beoefenaren van Aanverwante Beroepen, is er plaatsingsmogelijkheid voor een

Directiesecretaresse

Doel van de functie: Zorg dragen voor een goede administratieve ondersteuning aan de directie en waar nodig werkzaamheden te verrichten ter verlichting van de directieleden. Tevens beheert zij de diverse informatiestromen.

Werkzaamheden:

Operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening:

• Beheert en bestuurt de agenda van het secretariaat zelfstandig en draagt zorg voor bezoekers van de directie.
• Organiseert de directie – en managementvergadering en woont die vergaderingen bij en draagt zorg voor de notulen
• Is verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van het management en bewaakt de deadlines
• Stelt prioriteiten, verzorgt de correspondentie en is verantwoordelijk voor het vastleggen hiervan
• Bewaakt en beïnvloedt actief de procesmatige en procedurele voortgang

Van lopende activiteiten en handelt hierop proactief

• Bewaakt de huisstijl van correspondentie bij externe(interne) communicatie
• Houdt een administratie op na van uitgaande, interne externe correspondentie en vertrekt alle afdelingen van briefvolgnummers.
• Verzamelt en bewerkt managementinformaties.
• Vraagt kantoor- en consumptiemiddelen ten behoeve van het directiesecretariaat aan en beheert (inventarislijst) deze.
• Treft de nodige voorbereidingen van de directeur bij dienstreizen
• Organiseert van geplande activiteiten van externe bezoekers, en indien gewenst het “onthaal en verblijf van externe bezoekers voor de directie
• Geeft leiding aan de afdelingen die direct vallen onder het directiesecretariaat.
• Coördineert het overleg, plant de werkzaamheden en verlof, en voert functionerings- en beoordelingsgesprekken

• Verwerken van binnenkomende informatiestromen door het selecteren, ordenen en registreren van informatie en voorbereiden van te ondernemen acties
• Aannemen van binnenkomende telefoongesprekken, zo mogelijk zelf afhandelen daarvan, doorverbinden of noteren van boodschappen/ meldingen
• Binnen aangegeven kaders en conform afspraken verzorgen van de in- en externe informatievoorziening richting betrokkenen.

• Treedt op als contactpersoon naar interne en externe bezoekers, relaties, afdelingen, zowel via de telefoon als face to face

Opleiding werk- en denkniveau:

• HBO(MER) / Universitair werk- en denkniveau met minimaal 5 jaar werkervaring of MBO (IMEAO /VWO) werk- en denkniveau met minimaal 10 jaar werkervaring.
• Bij voorkeur Managementassistent / Professioneel secretaresse.

Specifieke kennis:

• Kennis van computergebruik m.n. tekstverwerking, spreadsheets en databases.
• Kennis van budgetprocedures en procedures voor correspondentie.
• Algemene kennis over de organisatie.
• Goede uitdrukkingsvaardigheid in woord en geschrift.
• Leidinggevende kwaliteiten.

Functie-eisen:

• Samenwerken
• Klantgerichtheid
• Stressbestendig
• Initiatief
• Mondeling communiceren
• Schriftelijk communiceren
• Nauwgezet
• Luistervaardigheden
• Discipline
• Oplossingsgericht
• Zelfstandig
• Flexibel
• Besluitvaardigheid
• Integriteit

Sollicitaties kunnen gericht worden aan de manager HR van het EFS College COVAB, mw. Gail Molijn, Flustraat no. 8 of mailen naar ons via Freelance.sr