Bestuurs-secretaresse

Voor het secretariaat van het Bestuur van de Universiteit (BvU) zijn wij op zoek naar een:

Bestuurs-Secretaresse

Doel van de functie:

Tijdig uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van het bestuur van de universiteit, zodanig dat het bestuur gefaciliteerd/ondersteunt wordt bij/in de uitvoering van de bestuurswerkzaamheden/taken.

Functie-inhoud:

• Uitvoeren van administratief ondersteunende werkzaamheden;
• Bewerken, verwerken en opstellen van zakelijke correspondentie;
• Registreren, ordenen en beheren van binnenkomende post/e-mail;
• Plannen en agenderen van afspraken en attenderen op nakoming hiervan;
• Attenderen van bestuursleden op gemaakte afspraken en indien nodig op mogelijke problemen met werk/afstemming en planning;
• Organiseren en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Notuleren en voorbereiden van het vergaderverslag in concept, voorleggen aan de secretaris van het bestuur en na goedkeuring distribueren aan belanghebbenden;
• Bewaken van de voortgang van besluiten en afspraken en zo nodig rappelleren;
• Documenteren en archiveren van informatie;
• Maken van dossieromschrijvingen en verwijzingen naar andere dossiers, maken van dossieroverzichten voor gebruikers, bijvoegen van nieuwe stukken;
• Aannemen en doorverbinden naar de juiste persoon van inkomende en uitgaande telefoongesprekken;
• Verrichten van alle in het verlengde van de functie liggende werkzaamheden.

Functieprofiel:

• Minimaal een middelbareschooldiploma, met aanvullende cursussen op hbo-niveau en minimaal drie (3) jaren werkervaring in een soortgelijke functie;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Goede contactuele vaardigheden;
• Resultaatgerichte en klantvriendelijke instelling;
• Kritische, op verbetering gerichte instelling;
• Accuraat en secuur omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Stressbestendig en in teamverband kunnen werken;
• Goede vaardigheid met MS – Office (i.h.b. Word, Excel, PowerPoint en Publisher);
• Bereidheid tot het volgen van aanvullende opleidingen en cursussen;
• Bereidheid om in voorkomende gevallen na de reguliere werktijd werkzaamheden te verrichten.

Informatie:

Voor nadere informatie bent u terecht bij de voorzitter van het BvU, mevr. prof. dr. S. Venetiaan te bereiken op tel.nr 493805 of bij de HR Manager, mevr. drs. M. E. Achthoven, te bereiken op 2396.

Sollicitatie:

Schriftelijke sollicitaties vergezeld van een cv kunt u uiterlijk 18 mei 2023 richten aan de Voorzitter van het BvU, prof. dr. S. Venetiaan, via Freelance.sr

Gaarne in subject vermelden: ‘Sollicitatie Bestuurs-Secretaresse BvU’.